引言:主管與部屬之間應如何相處,才能在職場上如魚得水,也帶領團隊努力前進?所謂「做人比做事重要」,主管若能善用溝通技巧,使「帶人又帶心」不只是口號,而是真正落實在職場上,將可創造部門的卓越績效。

 

~~(刊登自《今週刊》特刊---說「對」話,做「對」事)

 

內文:

主管就像軍隊中發號司令的長官,帶領部屬衝鋒陷陣,必須「帶人又帶心」,才能使部門績效卓越、團隊和諧,「如何管理部屬」成為每位主管的必修課題。麥巨卡索訓練中心執行長羅亦耀表示,國內被提拔為管理者,幾乎以專業取勝,在管理部屬方面,往往因欠缺實務經驗,造成帶人不易的窘境。

 

好主管的必備條件

如何當一位好的主管,才能贏得部屬的信任,願意為公司效忠、為上司賣命?執行長羅亦耀表示,好的主管必需以身作則,激勵部屬正向思考,協助部門成長,

具備「主動關心」、「真誠讚美」、「避免誤解」等條件,才能使他們感到未來有願景、有前途,進而訓練出一支有紀律、有績效的團隊。

 

羅亦耀認為,欲成為一位深受部屬愛戴、績效卓越的好主管,不妨掌握「快」、「狠」、「準」三項原則:

一、主管讚美部屬時宜掌握時效性,例如部屬今天最早到公司,上司即可利   用上午早會時間加以表揚,或是私下鼓勵,皆使部屬感到備受重視。

二、主管嘉許部屬時,若能加上適度的渲染力,例如語調或肢體動作,強調部屬的「豐功偉業」,無疑是最實質的肯定。

三、主管激勵部屬時,必須針對特定事件發生後予以讚揚,部屬感到上司出自於內在的實際關心,亦可提升個人對團隊的向心力。

 

羅亦耀指出,主管宜以身作則成為部門的榜樣,再從制度面、溝通面及個人面等加以自我剖析,適度地在各方面修正補強,運用制度面規範部屬、透過溝通面關心屬下、善用個人面自我充電,與屬下共同在工作中成長,使他們在職務上感到快樂,並且對工作未來性充滿願景,自然會產生向心力,有助於提升團隊績效。

 

四種階段與部屬成為手帕交

主管與部屬若要能夠「推心置腹」,至少需要經歷「認識」、「了解」、「喜歡」到「信任」四種階段,羅亦耀分別以會議室、咖啡廳、戶外活動到客廳等不同場合為例,提出四種層次的情誼,概述如下:

 

一、會議室朋友

羅亦耀表示,主管與部屬若僅止於辦公室裡的交情,代表彼此關係只停留在「認識」階段,談話範圍只是僅限於談論公事,至於同事的私領域,在此階段尚不適合介入。

 

二、咖啡廳朋友

所謂「喝咖啡、聊是非」,羅亦耀認為,當主管與部屬可以談論八卦等各類型休閒話題,代表已進入「了解」的階段,此刻不妨加以認識彼此的個性及喜好。

 

三、戶外活動朋友

羅亦耀指出,比起咖啡廳朋友,當主管與部屬不只在平日上班相處時,連假日皆可一同出外踏青、郊遊,透過走出辦公室的機會,即可發現工作之外的另一面,加以認識彼此的興趣、價值觀及做事風格。

 

四、客廳式朋友

若主管邀請部屬到家裡談天,在家中敞開心胸,與部屬分享家中的點點滴滴,交換各種心得意見時,也代表一種信任度的增加,對主管與部屬彼此來說,更有助於公事相挺、私事相助的情誼。

 

當主管與部屬之間的交情慢慢經歷四種階段時,代表已進階為無話不談的好友,即使日後無法在同一職場上共事,未來都可以彼此相互扶持、加油打氣,日後有任何工作機會也不吝於提攜對方,得到互相支持的力量。

 

主管的溝通技巧

根據人力銀行調查,員工離職原因的前三名為「老闆是豬頭」、「薪水不夠花」及「事情重覆做」,由此可見位居第三名因工作內容是否因分配不均,極易造成部屬產生不如歸去的想法,因此職務上是否能夠適度輪調,使每個人都能學習勝任不同職務,學習其他同事的長處及強項,才能化解「事情重覆做」的窘境,進而提升個人的工作品質,促進部門績效。

 

身為四五年級生的資深主管,遇到六七年級生的部屬,在年齡的差距下應如何溝通才不會出現代溝呢?羅亦耀指出,不妨先消化他們的使用語言,再使用他們常用的語言來表達,掌握「少說多問」的原則,以達到有效溝通的目的。

 

此外,羅亦耀提醒,為了避免部門之間發生溝通不良的情形,身為主管切記要把話說得完整清楚,千萬別把話說了一半,留下無限的遐想空間,反而令部屬產生更多的揣測及誤解,甚至種下心結,實在不智。

 

羅亦耀認為,「讓事情被完成」是擔任主管必需具備的理念,因為不少新手主管通常不會授權,把許多職務攬在身上親自完成,結果不但壓縮部屬的學習空間,反而無法達到充分授權,造成部門績效成為主管與部屬之間,因無法有效分工而共同達成目標,產生不平衡的情形,實為可惜。

 

總而言之,做人比做事重要,羅亦耀指出,主管不只是解決部屬遇到各種疑難雜症,更應擅於扮演如兄長、聖誕老人、姐妹淘等各種不同的角色,如此一來才能「帶人又帶心」,使部門組織在溝通上無往不利,創造高績效的卓越團隊。

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